Vad är Microsoft Flow?

Som en del av Microsofts push mot moln och mobilappar har de investerat i flera moln-bara tillägg till de gamla bekanta Office-programmen. En av dessa är Flow, ett triggerbaserat system för att skapa automatiserade arbetsflöden.

Vad gör flödet?

Om du är den typ av person som läser How-To Geek regelbundet, är du förmodligen medveten om drivkraften för personlig produktivitet som har rasat i stort sett hela årtusendet. Flow är Microsofts försök att ge dig den typ av automatisering för meddelanden, varningar, datainsamling och kommunikation som hjälper dig att spendera mindre tid på tråkigt men nödvändigt adminarbete och mer tid på intressanta (och produktiva) saker.

Tänk på Flow som IFTTT, men med en sned mot kontoret istället för IoT eller hårdvara.

Flow kan du skapa "flöden" (kort för "arbetsflöden") som är baserade på trigger händelser. Du kan till exempel skapa ett flöde som skulle ladda ner svaren på ett Microsoft Forms-frågeformulär regelbundet till Dropbox eller lägga in ett meddelande i en Slack-kanal om en Visual Studio-byggnad misslyckas.

Kan någon använda den?

Vem som helst kan använda Flow om de registrerar sig för ett gratis Microsoft-konto. Personer med ett Office 365-abonnemang kan också använda Flow, men de har mycket samma funktion som människor med ett gratis Microsoft-konto.

Flöde kommer också med affärsversioner av Office 365 och Dynamics 365, men olika prenumerationsnivåer får olika versioner av flöde som matchar de betalda och fria kontona. Det är lite förvirrande, men du kan kolla in detaljerna på Microsofts prissättningssida.

Du kan också betala för ett flöde konto om du planerar att använda mer än det gratis kontot tillåter. Det finns tre prisplaner:

Flödesfri: Med den fria planen kan du skapa obegränsade flöden, men du får bara 750 körningar per månad och checkar händer var 15: e minut.
Flödesplan 1: Den här planen kostar $ 5 per månad. Du får 4500 körningar per månad och checkar händer var tredje minut. Du får även några premiumkontakter till tjänster som MailChimp och Salesforce.
Flödesplan 2: Den här planen kostar $ 15 per månad. Du får 15 000 körningar per månad och checkar händer varje minut. Du får samma premiumkontakter som tillhandahålls av Flow Plan 1, och du får också tillgång till organisationspolitiska inställningar och flera affärsprocessflöden.

Du kan anmäla dig till en kostnadsfri provperiod på 90 dagar till en av de betalade planerna, vilket borde vara tillräckligt länge för att ta reda på om det är värt att shelling ut pengarna.

Vad kan jag göra med flöde?

Flow handlar om att ta bort irritationen av uppgifter som en dator skulle kunna göra för dig istället. Det här kan vara lika enkelt som att få en e-postmeddelande när någon ändrar en fil i Dropbox eller så komplicerat som ett flervärdigt arbetsflöde med godkännanden, varningar och meddelanden som bygger på en Power BI-analys av realtidsdata.

Du kan skapa tre huvudtyper av flöde:

automatiserad: Ett flöde utlöses automatiskt av en händelse, som ett mail som anländer eller en filändring.
Knapp: Ett flöde utlöses manuellt med en knapp som du trycker på.
Schemalagt: Ett flöde som löper vid en viss tid, antingen en gång eller som en återkommande åtgärd.

Företagsanvändare på en betald plan har också tillgång till affärsprocessflöden som leder personal genom steg för datainmatning med möjlighet att utlösa ytterligare flöden baserat på data.

Det är ofta svårt att tänka på hur du skulle använda den här typen av verktyg, så Microsoft har tillhandahållit ett stort antal mallar du kan välja från, några av dem avsedda för specifika situationer (produktivitet, försäljning, mjukvaruutveckling, etc.) och resten av dem använder specifika kontakter. En kontakt är en länk mellan Flow och en annan applikation.

Det finns kontakter för ett stort antal applikationer, inklusive alla Microsoft-applikationer med ett SAAS-gränssnitt (inklusive GitHub), tillsammans med kontakter för Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp och dussintals mer. Vissa av dem är endast tillgängliga för premium (dvs. betalade) kunder, men de flesta av dessa är företagstjänster som BitBucket och Salesforce som du inte behöver som personlig användare. Det finns också kontakter för protokoll som FTP och RSS. Totalt finns det anslutningar för 323 applikationer och protokoll vid skrivningstillfället, och du kan skriva egna om du behöver en annan.

Är flödet bättre än IFTTT?

Svaret på det beror på vad du behöver från dem. Flödet är mer företags- och mjukvarufokuserat; IFTTT är mer användar- och IoT-fokuserad. Om du vill att dina lampor ska sätta på som svar på ett Slack-meddelande, är IFTTT ditt bästa spel. Om du vill att en SharePoint-lista ska uppdateras varje gång någon svarar på en undersökning du skapat är Flow det bättre alternativet. De är båda bra på vad de gör, och för vissa uppgifter kan du gärna använda heller.