Vad är Microsoft Sway, och vad kan jag göra med det?

Som en del av Microsofts push mot moln och mobilappar har den investerat i flera moln-bara tillägg till de gamla Office-appar som du är bekant med. En av dessa är Sway, ett vänligare alternativ till PowerPoint.

Varför behöver Microsoft ett PowerPoint-alternativ?

Om du någonsin har jobbat i en kontorsmiljö, kopplar du med största sannolikhet PowerPoint till glänsande säljare och chefer som inte har några offentliga talande färdigheter. Det är inte helt rättvist, för du kan producera lysande presentationer i PowerPoint. Men livet är inte rättvist, och PowerPoint är ett stort, tungt företagande verktyg med ett matchande rykte.

Ange Sway, vilket är Microsofts försök att tillhandahålla en lätt, moln-bara, historia-berättande applikation som är lättare att använda än PowerPoint och ger mer berättande enheter än att bara glida efter bildrutor.

Kan någon använda den?

Vem som helst kan använda Sway om de registrerar sig för ett gratis Microsoft-konto. Människor med Office 365 kan också använda Sway. Det finns vissa skillnader mellan den fria versionen och Office 365-versionen, men det här är främst på admin sidan och låter dig göra saker som lösenordsskydda en Sway (åh ja, Sway-dokument kallas "Sways") eller ta bort sidfoten. Det finns också vissa skillnader i hur mycket innehåll du kan passa in i en enda Sway, men den fria versionen ger fortfarande mer än tillräckligt för den genomsnittliga användaren.

Låt oss ta en titt på varför du kanske vill använda Sway.

Vad kan jag göra med Sway?

Om det finns en sak som är mer skrämmande än att stirra på ett tomt Word-dokument som undrar vad man ska skriva, stirrar det på en blank PowerPoint-presentation och undrar vad man ska lägga till. Presentationer är av sin natur avsedda för andra att se och massor av människor är rädda för att offentligt talar börja med, så ett tomt PowerPoint kan räcka för att ge dig ge upp då och då.

Denna rädsla har alltid varit ett av de största problemen med PowerPoint. Tack och lov har Microsoft erkänt detta, och de har gått långt för att förhindra denna rädsla med Sway. De flesta människor är inte specialister i design och layout, så Microsoft har gett en massa mallar (18 vid skrivetiden) för gemensamma presentationer för att hjälpa dig att komma över skaparens block och började designa.

Dessa mallar innehåller saker som företagspresentationer, portföljer, CV och nyhetsbrev. De ger också flera "inspirerade" presentationer för att ge dig en uppfattning om saker som Sway kan göra.

Om det du skriver om inte visas här, eller om du bara är fast på vad du ska lägga i din presentation, kan Sway hjälpa dig att bygga en översikt. Det finns ett "Starta från ett ämne" alternativ som kommer att ta fram en ämnesväljare för att välja.

Vi kan inte betona nog hur imponerande denna del av Sway är. Om du skriver in en term-vi använde "teknik" -Sway kommer att skapa en presentation av en presentation för dig, med definitioner, användningar, områden som ska täckas, förslag till länkade ämnen, bilder och mer. Detta drivs allt från Wikipedia-data och ger fullständiga länkar tillbaka till sidorna som den använder. Det finns bara så mycket att säga om detta innan vi slutar med superlativ, så försök det själv. Det är helt enkelt lysande.

Det finns också en bestämd tonvikt på berättande, snarare än att presentera. Sway är utformad för en berättande struktur som strömmar, antingen från vänster till höger eller uppåt, och presentatören (eller läsaren) kan använda ett mushjul att flytta genom det snarare än en knapp eller ett klick. Detta är en liten men subtil distinktion; PowerPoint känns som en rad steg men Sway känns som en resa, så det är lättare att följa flödet som om du läser naturligt. Av denna anledning har Sway inte diabilder; den har en singel story.

Oavsett om du har valt en mall, började med ett ämne eller börjar med en tom Sway, lägger du till vad Sway samtalar kort att skriva in nytt innehåll.

Det finns en mängd olika kort att välja mellan, till exempel text, video, rutnät eller rubrik, och var och en är skräddarsydd för en viss typ av information. Men i motsats till PowerPoint-objektglas fungerar korten sömlöst när du rullar igenom den färdiga Sway. Det betyder att de läses som en del av en berättande, inte enskild del.

När du har avslutat din Sway, eller om du vill se hur det ser ut så långt, finns det ett designalternativ som hjälper dig med den färdiga produkten.

Du kan bläddra genom din Sway och flytta mellan Storylines and Design för att göra och granska ändringar. Sway hjälper dig också med designelementen när du har börjat få innehållet som du vill. Högst upp till höger på Design-sidan är ett Styles-alternativ, som ger dig tillgång till layoutalternativ och möjligheten att "remixa" ditt design.

Du kan välja om din svängning rullar horisontellt eller vertikalt (och ja, även om individuella glider om du vill), färgtema, bakgrund och några andra saker också. Det kan naturligtvis vara svårt att veta om det du har valt kommer att se bra ut för andra, och det finns många alternativ att välja mellan, så Sway ger dig en Remix-knapp som kommer att applicera en slumpmässig design till din Sway. Du kan klicka på Remix så många gånger du vill, och det kommer att ta en stund innan det börjar repetera mönster.

När du har din Sway som du vill kan den publiceras och delas. Kom ihåg att det här är en app för moln bara, så det finns ingen fil att ladda ner, men du kan bädda in en Sway på en webbsida om du vill att folk ska se den utan att behöva gå till en viss delningslänk.

Sway är ett enkelt verktyg som kan ge några bra resultat. Det är jam-packat med funktioner som hjälper dig med de svåra designbitarna så att du kan fokusera på innehållet och bäst av allt är det gratis. Microsoft får inte alltid saker rätt, men med Sway har de skapat något praktiskt, till bästa möjliga pris.