Hur man skapar formulär bokstäver i Word

Ibland kanske du vill skapa ett brev som du kommer att skicka till många olika personer, men du vill att vissa delar av det ska individualiseras för varje adressat: delar som hälsning, namn, adress etc. I Word parlance, det betyder att du borde skapa ett formulär brev, vilket är väldigt lätt att göra.

Innan du börjar med formulärbokstäver bör du se till att du redan har en databas med alla de fält som du vill inkludera. En databas kan vara lika enkel som ett Excel-kalkylblad med kolumner för förnamn, efternamn, adress osv.

Word kan importera data från Excel, Access och Textdokument. Om du inte redan har en databasinstallation kan du alltid skapa den i Word, som jag visar dig hur man gör.

Skapa formulär bokstäver i Word

Börja med att skapa ett dokument som har standardtexten i den som exempel julkortet nedan:

Lägg märke till hur det inte finns någon hälsning, adress etc. eftersom de alla kommer att läggas till senare som fält i vårt formulär brev. Det första du behöver göra är att klicka på Välj Mottagare på utskick flik:

Här lägger du till de personer som kommer att få brevet eller importera en lista från en databasfil.

Du kan klicka på Skriv ny lista om du vill skapa listan i Word själv. För att importera, klicka på Använd befintlig lista. I det här exemplet skriver vi bara in listan.

Obs! När du går för att spara mottagarlistan, frågar Word dig om en plats på hårddisken för att spara datafilen som ska skapas.

När du väl har sparat mottagarlistan så märker du att många ikoner som finns på utskick bandet är klickbart nu.

För att börja lägga till fält i ditt formulär, klicka på en plats i ditt dokument för att ange var du vill att fältet ska placeras och klicka sedan på Adressblock.

Detta kommer att föra upp Infoga adressblock dialog.

Klick ok att gå med standardformatet och du ska få något som ser ut så här:

Lägg sedan till en Stiga på efter Adressblock för att flytta din text ner en rad, klicka sedan på Hälsningslinje ikon:

Detta kommer att föra upp Infoga hälsolinje dialog.

Återigen, låt oss gå med standardformatet och klicka bara på ok knapp.

Markera sedan där det står, högerklicka på musen, välj Paragraf och markera sedan rutan bredvid Lägg inte till mellanslag mellan stycken av samma stil.

Detta gör att adressblocket hänger ihop rätt i stället för att ha en tom linje mellan varje del av den.

Klicka sedan på Förhandsgranska resultat ikonen som finns på fliken Mailings i bandet.

Istället för adressbladsfältindikatorn ska du nu se det faktiska innehållet som anges i Word-dokumentet.

När du är klar med förhandsgranskning klickar du på Förhandsgranska resultat ikon för att stänga av förhandsgranskning. Därefter, för att se hur du lägger till andra fält, klicka bara förbi det i ditt dokument för att göra det aktuella läget och klicka sedan på Infoga sammanfogningsfält ikon.

Du borde få något så här:

Välja land eller region, klicka sedan på Föra in knapp.

Försök klicka på Förhandsgranska resultat ikonen igen för att se hur det ser ut. Här är mitt exempel nedan:

Nu när formuläret är korrekt inställt kan du göra mer avancerade saker som att ställa in regler. Regler gör att du kan visa viss text för vissa mottagare och gömma den för andra. För att komma igång, klicka på regler knapp.

Du får se en rullgardinsmeny med flera alternativ som Ask, Fyll i osv.

För vårt exempel, låt oss välja Om då annars, vilket kommer att föra oss till följande dialog:

Ändra Fält namn: till Land eller region, och typ usa in i Jämföra med: fält. Lägg sedan till lite text i rutorna där den står Infoga denna text och Lägg annars till den här texten.

I det här exemplet om mottagaren bor i USA kommer de att få texten god Jul infogas i deras brev, medan alla andra kommer att få meddelandet Säsong hälsningar.

Så här kommer det att se ut när du klickar på ok knappen och sedan Förhandsgranska resultat knapp.

Därefter notera Förhandsgranska resultat sektion:

Här kan du klicka på pilknapparna (när Förhandsgranska resultat är på) till vänster och höger om numret för att bläddra igenom alla bokstäver som ska skickas ut. På så sätt kan du se till att alla dina bokstäver ser ut direkt innan du skriver ut eller mailar.

Obs! Menyvalet för matchfält under Regler är för att matcha fältnamn i en databas med rubriknamn i din mottagarlista.

För att göra det enklare att se var du har lagt in fält i ditt dokument använder du Markera Sammanfoga fält knapp.

Det är en växel som du kan slå på och av efter eget gottfinnande. Slutligen, när du är nöjd med ditt brev, klickar du på Avsluta och slå samman ikon:

Du ska få den här rullgardinsmenyn med tre alternativ.

Välja Redigera enskilda dokument för att få Word att sammanfoga alla dina brev tillsammans i ett stort dokument som du kan titta över innan du skriver ut eller skickar som ett e-postmeddelande.

Som du kan se är det inte längre så att skapa formulärbokstäver med Word, och du kan skapa och skicka dokument snabbt och enkelt. Om du har några frågor, var god att kommentera. Njut av!