Använda kommentarer för att ange ändringar i ett dokument

Förutom att använda "Spårändringar" för att logga alla ändringar i ett dokument (diskuteras i lektion 2) kan du också ge feedback i stället för att ändra den faktiska texten eller layouten.

SCHOOL NAVIGATION

1. Använda mallar för att säkerställa vanlig layout och formatering
2. Håller reda på förändringar gjorda till ett dokument
3. Använda kommentarer för att ange ändringar i ett dokument
4. Begränsa och skydda dokument och mallar
5. Versioning, jämförelse och kombinering av dokument

Kanske vill du ställa en fråga om en annan granskare, eller föreslå att du lägger till en sektion eller flyttar en sektion. Kommentarer är vägen att gå. Kommentarer är en mycket användbar, icke-destruktiv metod, dvs de ändrar inte faktiskt ett dokuments innehåll eller struktur för att få en punkt över eller ställa en fråga.

Medan erfarna Word-samarbetspartners sannolikt kommer att använda kommentarer i samband med "Track Changes" -funktionen behöver du inte "Spåra ändringar" aktiveras för att lägga till kommentarer i ett dokument.

I den här lektionen kommer vi att fullt ut täcka kommentarer i Word. Vi kommer att visa dig hur du lägger till kommentarer, svar på kommentarer, markera kommentarer som gjort, snabbt navigera genom kommentarer och radera dem.

Vi diskuterar också en funktion som gör att du kan kommunicera direkt med andra granskare som har lagt till kommentarer. Låt oss börja då genom att diskutera hur man faktiskt skapar en ny kommentar!

Skapa en ny kommentar

För att skapa en ny kommentar i ett dokument markerar du eller placerar markören i texten som du vill kommentera eller placera om. Klicka sedan på fliken "Granska" och klicka på "Ny kommentar" i avsnittet "Kommentarer".

En kommentarfält placeras i den högra marginalen, eller "Markup Area." Skriv in din kommentar i kommentarfältet.

Markup-vyerna vi pratade om i lektion 2 är också tillämpliga för kommentarer. Om du är i "All Markup" -vy finns det alltid en rad (streckad eller solid) från texten till kommentaren, om kommentaren eller texten är vald eller ej, som visas ovan. Men om du är i "Enkel Markup" -vy, finns det ingen rad från texten till kommentaren om du inte flyttar musen över kommentaren eller markören står i kommentaren.

Dölj kommentarer i Markup Area

Om du har mycket kommentarer i ditt dokument kan det vara till hjälp att gömma dem och bara visa en markör i texten som anger att en kommentar har lagts till. Du kan göra detta med "No Markup" -vyn eller "Original" -vyn i avsnittet "Spårning" på fliken "Granska", som vi talade om i lektion 1.

Du kan dock också välja att bara visa revisioner inline, vilket också döljer kommentarer. För att göra detta klickar du på "Visa markering" i avsnittet "Spårning" på fliken "Granska" och välj "Ballonger" och sedan "Visa alla revisioner inline".

En markör placeras i slutet av texten som markerades eller vid markörens plats när kommentaren antecknades, med den första början av granskaren och numret på kommentaren för att ange att en kommentar har skrivits in. När du flyttar muspekaren över kommentarsmarkören (eller den markerade texten) visas den associerade kommentaren ovanför texten.

När du lägger till en ny kommentar medan alternativet "Visa alla ändringar inline" väljs visas "Granskningsfönstret" till vänster om texten med markören under ditt namn som granskaren. Skriv din kommentar direkt i "Granskningsrutan".

"Granskningsfönstret" används även när alla ändringar inline visas för att redigera kommentarer. Dubbelklicka på kommentarsmarkören för att visa motsvarande kommentar i "Granskningsrutan" och redigera den.

Du kan också redigera en kommentar när du visar alla ändringar inline genom att högerklicka på kommentarsmarkören och välja "Redigera kommentar" från popup-menyn. Du kan också använda den här snabbmenyn för att svara på en kommentar, ta bort en kommentar eller markera en kommentar som färdig, som alla kommer att diskuteras senare i den här lektionen.

Om du vill se markupinline igen väljer du Ballonger från rullgardinsmenyn "Visa markering" igen och väljer sedan antingen "Visa revisioner i ballonger" eller "Visa endast kommentarer och formatering i ballonger".

Svara på en kommentar

Förutom att lägga till egna kommentarer, kanske du vill svara på kommentarer från andra granskare. Att svara på en kommentar är en enkel process, speciellt om du har kommentarer som visas i ballonger i "Markup Area." Klicka på "Svara" i kommentarfältet.

Svaret är inrymmt under den kommentar som du svarar på.

Du kan också högerklicka på kommentaren och välja "Svara på kommentar" från popupmenyn.

Du kan till och med klicka på "Ny kommentar" i avsnittet "Kommentarer" på fliken "Granska" medan markören är i kommentaren som du vill svara på.

OBS! Om alternativet "Visa alla revisioner inline" väljs kan du svara på en kommentar genom att högerklicka på kommentarsmarkören och välja "Svara på kommentar" från popup-menyn.