Använda mallar för att säkerställa vanlig layout och formatering

Microsoft Word är ett bra verktyg för att arbeta på dokument i en laginställning. Det finns många funktioner som stöder enkelt samarbete, inklusive mallar, ändra och revidera spårning, kommentarer, begränsa och skydda dokument och jämföra och sammanfoga dokument.

SCHOOL NAVIGATION

1. Använda mallar för att säkerställa vanlig layout och formatering
2. Håller reda på förändringar gjorda till ett dokument
3. Använda kommentarer för att ange ändringar i ett dokument
4. Begränsa och skydda dokument och mallar
5. Versioning, jämförelse och kombinering av dokument

Words samarbetsverktyg gör det möjligt för dig att utföra saker som för så lite som 20 år sedan skulle ha krävt att du skriver ut allt, skickat det till en granskare eller granskare, där de då skulle markera allt i bläck och sedan skicka tillbaka det till dig . Du skulle då göra dina ändringar, skriva ut det igen och lämna tillbaka det till en annan omgång av recensioner. Detta är både tidskrävande och slöseri.

Med Word kan du dock bara göra kommentarer och korrigeringar till dokumentet samtidigt som du enkelt kan spåra varje förändring så att alla som samarbetar kan se var den går och hur den formas. Inget behov av att skriva ut eller lämna av det. Du kan helt enkelt spara ditt arbete i en delad mapp eller maila den, vilket sparar dig massor av värdefull tid!

Syftet med denna serie är att introducera och bekanta dig med samarbetsfunktionerna i Microsoft Word 2013, men mycket av det vi diskuterar borde också vara tillgängliga i tidigare versioner. Det här kommer att vara användbart om du helt enkelt är en högskolestudent som lämnar ditt papper till någon annan för korrekturläsning eller redigerar en stor publikation som kommer att gå igenom flera revisioner och granskare.

Mallar och dokument

När man samarbetar i en laginställning är det ett måste att ha alla konsekvent formatering. Du kan enkelt åstadkomma detta med hjälp av mallar.

Du kan till exempel definiera alla stilar och formateringar i en mall, bifoga mallen till dokumentet och distribuera mallen till alla som arbetar på dokumentet. En mall är i huvudsak Words guide för hur ditt dokument och arbetsmiljö ska visas.

Varje dokument i Word är baserat på en mall. När du skapar ett nytt dokument i Word, är en mall automatiskt bifogad, även när du skapar ett nytt "Tomt dokument".

Det nya dokumentet baserat på mallen innehåller alla stilar och formateringar du behöver. Det kan till och med innehålla standardtext, stil, rubriker, sidfot, specialverktygsfält och annan allmän information som behövs för liknande dokument baserat på mallen. Du kan också bifoga en mall till ett befintligt dokument, om du har skapat mallen efter att du har startat arbetet med dokumentet.

OBS! När du bifogar en mall till ett befintligt dokument, appliceras inte sidinställningsinformationen, till exempel sidorientering och marginaler, till dokumentet. Detta beror på att sidinställningsinformationen skiljer sig åt för varje avsnitt i ditt dokument, om du delar upp ditt dokument i avsnitt. Word vet inte vilken sektion som ska användas för inställningen av sidan.

Av denna anledning rekommenderar vi att du planerar framåt när du arbetar med ett dokument i en samarbetsinställning och skapar en mall för det dokument som du kan ansöka om det nya dokumentet innan du börjar arbeta med det.

Den vanliga mallen och anpassade personliga mallar

Ordinstallationer med en vanlig mall och fler mallar finns på Office.com. Du kan också skapa så många egna skräddarsydda personliga mallar som du vill. Om du inte väljer en inbyggd eller anpassad mall, tilldelar Word automatiskt "normal.dotm" -mallen till dig dokument.

Det finns två tillägg som används för mallfiler, DOTX och DOTM. DOTX används för mallar som inte använder makron, och DOTM används för mallar som gör det.

Normalmallen finns i mappen "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", tillsammans med mallar som du kan hämta från Office.com. Se vår How-To Geek School's Guide to Word 2013 Formatering för mer information.

OBS! I denna serie kanske du undrar varför bilderna visar flikarna i Word i stora och små bokstäver (eller titelfall) istället för att alla aktiveras som det kan vara på din egen dator. Det finns ett knep för att ändra kapitaliseringen på flikarna som vi förklarar i vår artikel, hur man ändrar kapitaliseringen av Office 2013s Ribbon Bar.

Ändra platsen för de personliga mallarna

Anpassade personliga mallar lagras på en annan plats från Normal-mallen och mallar som hämtas från Office.com. Word lagrar personliga mallar i "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates" som standard.

Denna plats kan dock ändras. För att göra så klickar du på fliken "Arkiv".

Klicka på "Alternativ" i listan med objekt på vänster sida av skärmen "Info".

I dialogrutan "Word Options" klickar du på "Advanced" i listan över objekt till vänster.

Klicka på "File Locations" i avsnittet "Allmänt".

I dialogrutan "Arkivplatser" väljer du "Användarmallar" i listan över filtyper och platser och klickar på "Ändra".

I dialogrutan "Ändra plats", navigera till mappen där du vill lagra dina personliga mallar, markera den och klicka på "OK".

Den nya sökvägen visas i dialogrutan "Arkivplatser". Klicka på "OK".

Klicka på "OK" för att stänga dialogrutan "Word Options".

Du måste också ange standardplatsen för personliga mallar, så du får tillgång till dina personliga mallar på skärmen "Ny" när du skapar ett nytt dokument. För att göra detta klickar du på fliken "Arkiv" och väljer "Alternativ". Den här gången klickar du på "Spara" i listan till vänster i dialogrutan "Alternativ"..

I avsnittet "Spara dokument" anger du samma sökväg som du angav i dialogrutan "File Locations" tidigare i rutan "Standard personal mallar" och klickar på "OK".