Hur man samarbetar på dokument i realtid i Office 2016

Microsoft Office 2016 har förbättrat sina samarbetsfunktioner så att flera författare kan arbeta på ett dokument i realtid. Du kan dela ett dokument i OneDrive och se vilka som arbetar med det och till och med få en länk för att skicka andra för enkel åtkomst till dokumentet.

Vi använder Word i den här artikeln för att illustrera hur man samarbetar på dokument. Men det här realtidssamarbetet är också tillgängligt i Excel och PowerPoint.

Börja med att öppna dokumentet du vill dela och klicka på "Dela" -knappen på ribban i övre högra hörnet av Word-fönstret.

OBS! Innan du skapar ditt dokument för att dela måste du se till att du har en delad mapp i ditt OneDrive-konto. Eller du kan som standard använda mappen "Public" som finns i ditt konto.

Panelen "Dela" visas. Om du vill spara dokumentet i den mapp du delade i ditt OneDrive-konto klickar du på "Spara i moln".

På skärmen "Spara som", välj den delade platsen du vill spara ditt dokument på, eller klicka på "Bläddra" -knappen för att välja en plats i ditt OneDrive-konto, inte i den senaste listan.

Om det behövs, navigera till den delade mappen i dialogrutan "Spara som". Om du vill ändra namnet på filen anger du ett nytt namn i redigeringsrutan "Filnamn". Klicka på "Spara".

Du returneras till dokumentet och "Dela" -panelen kopplas till och låter dig bjuda in personer att antingen visa eller redigera filen eller bara visa den. För att bjuda in någon att samarbeta i dokumentet, ange användarens e-postadress i redigeringsrutan "Bjud in personer". Välj om de kan "Redigera" eller "Kan visa" från rullgardinsmenyn. Om du vill skicka ett anpassat meddelande anger du det i rutan Inkludera ett meddelande. För att dela dokumentet, klicka på "Dela".

Användaren läggs till i listan över personer med vilka du har delat dokumentet.

Du kan också ange om "Alltid" eller "Aldrig" delar ändringar automatiskt eller att bli frågad ("Fråga mig") varje gång en ändring görs genom att välja ett alternativ från rullgardinsmenyn "Dela automatiskt ändringar".

Användaren som du delade med dokumentet får ett mail som liknar följande bild. De klickar på "Visa i OneDrive" för att komma åt dokumentet.

OBS! Du kan enkelt få en länk till det delade dokumentet så att du kan maila det till användare genom att klicka på "Hämta en delningslänk" längst ner i panelen "Dela".

Två knappar visas i panelen "Dela". Om du vill skicka en länk som låter en användare visa och redigera dokumentet klickar du på knappen Skapa länk. Om du vill skicka en länk som endast tillåter en användare att visa dokumentet och inte redigera det, klickar du på knappen "Skapa en vy endast".

"Redigera länk" rutan visar URL-adressen för att komma åt dokumentet med lämpliga behörigheter. Klicka på "Kopiera" -knappen till höger om rutan för att kopiera URL-adressen så att du kan dela länken i e-post, till exempel.

Om du klickar på länken som användaren mottar i e-post öppnas dokumentet i onlineversionen av den lämpliga Office 2016-appen.

När användaren börjar redigera dokumentet visas en popup som säger att en "gäst redigerar detta dokument".

Ändringar som gjorts av den andra personen visas som markerad text i ditt exempel på dokumentet.

Om du tillåter en användare att redigera ett dokument och sedan ändra dig, kan du enkelt ändra behörigheter för den användaren. Högerklicka på användarens namn i listan och välj "Ändra behörighet till: Kan visa". Du kan också gå åt andra håll, vilket ger användaren tillstånd att redigera dokumentet efter att bara låta dem se det.

Om du är klar att dela dokumentet med en användare kan du sluta låta användaren visa eller redigera dokumentet. Högerklicka på användarens namn i listan och välj "Ta bort användare" från popupmenyn.

För att stänga panelen "Dela" klickar du på "X" i det övre högra hörnet av panelen.

Oavsett om du arbetar på ett stort eller litet projekt, är det här nya samarbetsfunktionen i Office 2016 med realtid redigering och molnintegration med OneDrive kraftfull.