Hur man samarbetar på dokument via Internet

Det finns ingen anledning att huddle runt samma dator eller skicka filer fram och tillbaka via e-post om du vill samarbeta med andra människor. Du kan alla redigera samma kopia av dokumentet - du kan även redigera det i realtid.

Vi rekommenderar Google Docs eftersom det är en mer mogen samarbetslösning och vi har mest erfarenhet av det. Microsofts Office Online har nyligen samlat in realtidskonsulter, så det kan också vara värt en titt.

Google Dokument

Google Dokument är Googles kontorsyta. Liksom de flesta Google-tjänster är det ett gratis program du åtkomst till i din webbläsare. Filer du skapar i Google Dokument sparas i Google Drive och är kopplade till ditt Google-konto. Eftersom dessa filer lever online i stället för på din dator är det enkelt för dig att dela dokumentet med andra personer. Google kontrollerar dokumentet och kan ge andra personer tillgång till det.

Om du vill använda Google Docs för samarbete, gå till webbplatsen för Google Drive och logga in med ditt Google-konto. Klicka på Skapa-knappen och välj vilken typ av dokument du vill arbeta för för att skapa ett nytt dokument. Du kan också öppna ett befintligt dokument som är lagrat i Google Drive eller ladda upp ett dokument från din dator.

När dokumentet är öppet, klicka på knappen Dela. Du kan sväva över den här knappen för att se vem som har tillgång till det här dokumentet.

Ange e-postadresserna till de personer som du vill samarbeta i dokumentet med. Personer du lägger till har redigeringstillstånd som standard, men du kan också begränsa dem till att bara kommentera eller visa dokumentet. Tillståndet "Kan visa" är användbart om du bara vill visa ett dokument till personer.

Som standard kommer personer att få ett e-postmeddelande när du delar dokumentet med dem. E-postmeddelandet innehåller en länk till dokumentet så att de kan redigera det tillsammans med dig. Om du inte arbetar på dokumentet, är det bra - de kan redigera det och du kommer se deras ändringar när du återvänder till dokumentet senare.

När flera personer arbetar på ett dokument ser du flera textinmatningsmarkörer. Du ser i realtid vilka andra som skriver in i dokumentet, så att du kan samarbeta på ett komplicerat dokument utan att stöta på varandra och behöva lösa konfliktredigeringar senare. Det finns även en chattfunktion som du kan använda för att prata med dina medförfattare.

Om du vill visa en lista med dokument som delas med dig kan du klicka på kategorin Delad med mig i Google Drive.

Office Online

Microsoft Office Online var tidigare känd som Office Web Apps. Det är en helt gratis, webbaserad version av Microsoft Office du får tillgång till i din webbläsare. Eftersom det är en webapp, är det inte fullt Microsoft Office och är mer begränsat. Du kan göra lite samarbete med skrivbordet versioner av Microsoft Office, men det är inte lika moget en samarbetslösning som Google Docs erbjuder. Till exempel kan endast en person arbeta i samma stycke i taget när han samarbetar i Office 2013.

Office Online är tillgängligt på Office.com. Det kräver ett Microsoft-konto och det sparar dina dokument till Microsofts OneDrive (tidigare känt SkyDrive) fillagringsservice.

För att komma igång, besök Office Online-webbplatsen och öppna din app - eller besök OneDrive-webbplatsen och öppna ett befintligt dokument. Öppna ett dokument genom att klicka på knappen Dela uppe på sidan. Du kan också klicka på FILE-menyn på bandet, klicka på Dela och välj Dela med personer.

Ange de e-postadresser du vill dela med och välj de behörigheter du vill ge. Du kan välja om personer du delar dokumentet med kan redigera dokumentet och om de behöver ett Microsoft-konto för att göra det.

De personer du delar med dokumentet kommer att få e-postinbjudningar med en länk till ditt dokument. De kan öppna dokumentet, klicka på Redigera-knappen och välja Redigera i Word Online för att arbeta med det. Du kan hantera listan över personer som har behörighet att visa eller redigera dokumentet i rutan Dela.

Det finns en mängd andra sätt att arbeta på samma dokument i realtid via Internet, men du är nog bättre med att hålla fast vid dessa samarbetsfunktioner. Google Docs och Office Online gör både det här enkla och inkludera skickliga kontorsappar att arbeta med.