Inga fler uppgraderingsavgifter Använd Google Docs eller Office Web Apps istället för Microsoft Office

Microsoft lanserade nyligen Office 2013 samt Office 365, en prenumerationstjänst. Office 365 kostar dig $ 9,99 per månad eller $ 99 per år, medan Office 2013 kostar dig $ 219,99 för hem- och företagsutgåvan, som bara kan användas på en dator i taget.

Innan du öppnar din plånbok, ta ett steg tillbaka och fråga dig själv om du verkligen behöver Microsoft Office. Om du är som de flesta hemmabrukare, studenter och till och med många företagsanvändare behöver du inte verkligen Microsoft Office. Det finns högkvalitativa kontorsvaror du kan använda istället.

Webbaserade Office Suites är gratis

Google Dokument är helt gratis. Den kan användas på så många enheter som du vill och erbjuder även smarttelefon och tablet-appar så att du snabbt kan se dina dokument på en mobil enhet.

Microsoft erbjuder även sina egna gratis Office Web Apps, som konkurrerar med Google Docs. Microsofts Office Web Apps är också helt gratis, vilket kräver ingen abonnemangsavgift alls. Du kommer åt Microsofts Office Web Apps i en webbläsare, precis som du gör med Google Dokument.

Mot bakgrund av utsikterna att betala hundratals dollar varje gång Microsoft släpper ut en ny version av Office eller spenderar $ 1000 under de kommande tio åren på ett Office 365-abonnemang, bör du på allvar överväga om en av dessa gratis kontorsuiter passar dina behov.

Behöver du verkligen fullständig Microsoft Office?

Den fullständiga stationära versionen av Microsoft Office är fylld med en mängd funktioner, av vilka du inte hittar i Google Dokument eller till och med Microsoft Office Web Apps. Om du skriver en bok och behöver bygga ett index med hjälp av Microsoft Word, hanterar en komplicerad databas med Microsoft Access eller använder komplicerade makron i Microsoft Excel, kommer dessa lösningar inte att skära det.

Å andra sidan, om du använder din kontorsyta för att skriva upp vanliga Word-dokument, skapa enkla presentationer eller sammanställa kalkylblad med formler, fungerar Google Docs eller Office Web Apps för dig.

Google Dokument kan exportera dina dokument till Microsoft Office-format och till PDF-filer. Office Web Apps skapas av Microsoft och borde ha utmärkt kompatibilitet med Microsoft Office-format. Du kan även värd ditt dokument online som en webbsida för enkel delning med andra.

Fördelar med en webbaserad Office Suite

Förutom att vara gratis är en webbaserad kontorsupport tillgänglig var som helst och innehåller bra samarbetsfunktioner - både kontorsysslor tillåter människor att arbeta på samma dokument samtidigt på Internet. Det finns ingen stationär programvara att installera, så du kan logga in i webbläsaren och börja arbeta på vilken dator som helst utan att behöva installera en lokal kontorsyta.

Dina dokument kommer alltid att synkronisera över alla bärbara datorer och stationära datorer du använder - du kan även komma åt dem från en smartphone eller surfplatta. De lagras på nätet, så det finns en enda huvudkopia och du kommer inte att förlora dem om datorns hårddisk dör.

Bristen på funktioner i dessa kontorsvaror kan till och med vara en fördel. Google Docs och Office Web Apps erbjuder enklare gränssnitt, vilket gör det enklare att hitta de viktigaste funktionerna du använder.

Vad om offline-support?

Om din Internetleverantör har problem med din Internetanslutning, du är på ett flygplan över Atlanten, eller du försöker få jobb gjord i en tunnelbana, kan det vara av avgörande betydelse att ha offline-åtkomst till ditt kontorspaket.

Google Dokument erbjuder offline-support, även om det bara fungerar i Google Chrome. Om du använder Google Chrome kan du aktivera offlineåtkomst i Google Drive. Du kan visa, redigera och skapa dokument, kalkylblad, presentationer och ritningar offline. Dina ändringar kommer att synkroniseras när du ansluter till Internet.

Microsofts Office Web Apps de erbjuder inte någon offline-funktionalitet. Om du vill redigera dokument offline behöver du hela Microsoft Office-paketet för skrivbordet.

Google Docs vs Office Web Apps

Google Docs var trailblazer i webbaserade kontorsvaror. Det erbjuder fortfarande funktioner Office Web Apps gör det inte, till exempel möjligheten att skapa, redigera och visa dina dokument offline. Det sparar automatiskt dokument samtidigt som du arbetar på dem, medan Office Web Apps kräver att du sparar dina dokument manuellt. Om du har en kopplingshicka eller din webbläsare kraschar är dokumentet säkert i Google Dokument, medan det kanske inte är tillgängligt i Word-webappen. Däremot har Word-webben en "dokumentåterställning" -funktion som kan hjälpa till.

Microsofts Office Web Apps följde senare. Dess gränssnitt är mer bekant om du är van vid bandgränssnittet i de senaste versionerna av Microsoft Office.

En negativ med Office Web Apps är att den erbjuder knappar i gränssnittet för att öppna dina dokument i skrivbordsversionerna av Word, Excel eller PowerPoint. Dessa knappar fungerar som en allomfattande påminnelse om att du inte använder Microsofts föredragna kontorsupplevelse, medan Google Docs är Googles huvudkontor. Office Web Apps försöker driva dig mot att köpa hela Microsoft Office.

Google Dokument är tillgängligt från Google Drive, medan Office Web Apps integreras med Microsofts SkyDrive-webbplats. Vi är mest kända med Google Dokument och det är det mest mogna alternativet på många sätt med offline support, automatisk sparning och andra funktioner. Office Web Apps saknar fortfarande dessa viktiga funktioner, men om du gillar Office-gränssnittet och vill ha den bästa kompatibiliteten med formatering i Microsoft Office-filformat, kan du föredra Office Web Apps. Gärna ge både ett försök.

Andra fria alternativ

Självklart är Google Docs och Office Web Apps inte det enda alternativet till Microsoft Office. Det finns många alternativ, men vi nämner två bra som du kan ladda ner till din dator och använda lokalt om du föredrar en gratis lokal kontorsyta.

• LibreOffice: LibreOffice är ett aktivt utvecklat projekt baserat på OpenOffice. Det är en kraftfull kontorsyta med ett brett utbud av funktioner. Det kan inte matcha alla Microsoft Office-funktioner, men det är mer funktionskompletterat än webbapparna ovan. Men det gör det också mer komplicerat än webbapparna ovan.
• Abiword: Abiword är ett mycket enkelt ordbehandlingsprogram som fungerar bra om allt du gör är att skriva grundläggande dokument. Den är liten, snabb att ladda ner och mycket lätt.

Microsoft Office är guldstandarden för kontorsvaror - vi vet det och kommer inte att argumentera. Office är den mest kraftfulla, funktionrika kontorspaketet där ute. Men de flesta hemanvändare och studenter - och till och med många företagsanvändare - behöver inte guldstandarden. De behöver något som gör grunderna väl, och både Google Docs och Office Web Apps kvalificerar sig. Som gratisprodukter är de ett bättre alternativ för många människor än den fulla, betalda Microsoft Office.